Claves para la selección de proveedores

Entrevista a Juan Torres, Director de Gastronomía y Chef ejecutivo de Gourmet Catering & Espacios Valencia

Artículo escrito por: Somos Nexho, El aliado de la hostelería.

30-11-2019

Las empresas y los profesionales del sector Horeca damos la cara ante el cliente final, por lo que debemos asegurarles un óptimo servicio y máxima satisfacción. Pero, para ello, no podemos estar solos. Resulta fundamental construir una excelente red de proveedores que nos aporten los alimentos, los suministros y los servicios necesarios.

¿Qué tener en cuenta a la hora de elegir un proveedor?

Uno de los apartados esenciales de este ámbito de tu actividad es seleccionar correctamente a tus proveedores, atendiendo criterios de óptima calidad, plazos, precios favorables, condiciones de pago, garantías, devolución y otras consideraciones específicas. Si no cuentas con un gran equipo, ni con los aprovisionamientos que precisas, todo será más difícil.

No lo dudes: tu red de proveedores es imprescindible para mejorar tu productividad, tu imagen, tu competitividad, la satisfacción de tus clientes y la rentabilidad de tu negocio.

Considera, adicionalmente, que hay proveedores de diferentes tipos: autónomos, distribuidores de hostelería (funcionan como intermediarios), importadores y fabricantes. Además, existen diferentes tipos de proveedores, como pueden ser los proveedores de kilómetro 0, cuando el producto asegura la cercanía de su elaboración, cultivo o cría.

¿Cuáles son las características de un buen proveedor?

Las características principales de los buenos proveedores de hostelería son: la calidad de sus productos (tanto a nivel de materia prima como de cumplimiento de normas sanitarias, de manipulación y de seguridad alimentaria), la confiabilidad (que cumpla los plazos de entrega establecidos, que responda ante imprevistos, que sea consistente), la flexibilidad (que pueda adaptarse a la demanda del cliente, por ejemplo, en picos de trabajo del negocio), que sus precios sean competitivos (con una relación calidad-precio que tenga sentido y esté equilibrada), que ofrezca una buena atención al cliente (o sea, al hostelero) y que su logística sea confiable y eficiente (transportes adecuados que garanticen la calidad del producto, puntualidad en sus entregas, etc.).

El control de los proveedores

¿Cómo se selecciona a los proveedores?

Ahora bien, seleccionarlos adecuadamente es el comienzo de tu trabajo al respecto, no el final. A continuación, debes gestionar correctamente el control de proveedores: tu política de compras y suministros, tu relación con ellos, la recepción, la calidad, los tiempos de entrega y los pagos vinculados con tus proveedores.

Un ejemplo de programa de control de proveedores muy habitual es la hoja de cálculo Excel, con la que todos contamos en nuestros ordenadores portátiles o de sobremesa. Se trata de un recurso básico, pero eficaz, sobre todo al principio. Existen un buen número de cursos presenciales u online, así como de tutoriales en Internet, que te permiten sacarle el máximo partido a la gestión de tus proveedores.

Además, como parte de tu plan de control de proveedores, también puedes descargarte plantillas con las que podrás crear, gestionar, modificar y aprovechar una base de datos adecuada para controlar los pagos, los pedidos, las entregas y todo lo relacionado con los suministros. En general, todo ello te ayudará a tener un mejor control de compras.

Tendrás que apostar por la formación, dedicar tiempo a dominar esta herramienta, o bien acudir a profesionales especializados para llevar a cabo esta tarea, siempre y cuando puedas permitírtelo.

Apoyos valiosos para la gestión de proveedores

Si tu negocio tiene unas dimensiones y una rentabilidad significativas, como puede ser el caso de franquicias o redes de establecimientos con compras conjuntas, muy probablemente te hará falta contratar a especialistas en logística, compras o economía para llevar a cabo correctamente esta actividad.

Además, existen herramientas informáticas específicas que te ayudarán a simplificar esta labor. Los hay estándares y personalizados. A menudo, contratar a un desarrollador informático que cree un programa específico a partir de tus necesidades es una decisión harto inteligente. Tras la inversión inicial, dispondrás de un eficaz sistema actualizable que te permitirá gestionar e interpretar todos los datos en tiempo real, en función de tus necesidades y circunstancias.

La consolidación de la nube y las nuevas tecnologías digitales hace posible gestionar estas bases de datos con absoluta seguridad desde cualquier lugar, no necesariamente desde la propia empresa. Contabilizar ingresos y gastos de un modo agrupado, crear, modificar o eliminar categorías de contactos, generar información útil en tiempo real sobre la actividad y optimizar nuestro tiempo, dedicándolo sobre todo a las tareas más productivas, son las ventajas de contar con estos programas o herramientas de gestión de proveedores.

¿Qué proveedores necesita un restaurante?

Si tu negocio ofrece comida y bebida en el contexto de un local, necesitará contar, al menos, de los siguientes proveedores para restaurantes o proveedores de un bar:

Alimentos frescos
Alimentos no perecederos
Bebida
Insumos de cocina
Productos de limpieza e higiene
Maquinaria (y su servicio técnico), herramientas, suministros para bares y restaurantes y servicios externos
Otros insumos, como decoración, material de oficina, etc.

¿Cómo elegir un buen proveedor de alimentos?

Juan Torres Ferrer lleva más de 16 años desarrollando la gastronomía en Gourmet Catering & Espacios Valencia. Bajo su mando, y al frente de su “cocina en movimiento”, dirige un equipo formado por 120 personas.

Espacios tan exigentes como Hotel Balneario Las Arenas, o referentes en el mundo de las bodas de alto nivel como es La Cartuja de Ara Christi, son solo un ejemplo de los 14 espacios que maneja la empresa en la provincia de Valencia. Desde hace unos años Gourmet Catering ha desembarcado en Murcia, donde recientemente se ha hecho también cargo de su Palacio de Congresos.

Gourmet Catering & Espacios Valencia realiza más de 1.000 eventos anuales y es la mayor infraestructura de recursos de catering de la Comunidad Valenciana, capaz de dar más de 5.000 cubiertos en diferentes espacios al mismo tiempo.

La base de la inspiración de Juan Torres es la selección de los mejores productos y para ello es necesario una buena cartera de proveedores de confianza. Juan Torres nos va a dar su punto de vista de cómo elegir a los mejores, para dar la máxima calidad en un negocio de hostelería.

(1) ¿Cómo definiría su trabajo profesional al frente de la cocina de Gourmet Catering?

Mi deber es conjugar la innovación, la gestión y la rentabilidad de la empresa en lo que a gastronomía se refiere. Además de estar al frente y ser responsable del bienestar de un equipo de chefs y un ejército de cocineros altamente cualificados, todos de confianza en mi filosofía.

Muy pronto pondremos en funcionamiento nuestra propia escuela de cocina, en la cual ya estamos trabajando. Va a ser una gran sorpresa llena de oportunidades para todos los que quieran desarrollarse profesionalmente en este campo.

(2) ¿Qué cartera de proveedores gestiona en las cocinas de Gourmet Catering?

Alrededor de un centenar, dado la amplia oferta de productos y servicios que ofrecemos. Bajo mi gestión se encuentran todos los relacionados con la gastronomía.

(3) ¿Son los proveedores una parte esencial en el mundo del catering? ¿y en el mundo de la hostelería?

Los proveedores son parte de nuestro equipo como colaboradores de excepción. En el mundo de la hostelería todos nos movemos al son de una misma necesidad, hacer felices a las peticiones y reservas de nuestros clientes.

(4) ¿Qué es lo más importante para usted de un proveedor?

No valoro a mis colaboradores por solo un concepto, al final tenemos una serie de variables que hacen que me decante por uno u otro. Un servicio de calidad. Para mí, en este sentido, un punto a destacar es levantar el teléfono y que siempre estén ahí con una solución eficaz.

He de decir en este sentido también en favor de nuestros proveedores, que los cocineros no debemos aprovecharnos de este buen servicio. La base y el éxito de la gestión de los proveedores es la planificación dentro de las previsiones.

Valoro enormemente que me propongan novedades, ya que en ocasiones pueden llegar a ser inspiradoras.La calidad y calibre solicitado para cada ocasión son también fundamentales para mi cocina.

(5) ¿Cómo ha de ser la relación con sus proveedores?

Es una relación en toda regla. Somos fieles aunque en alguna ocasión nos ponemos los cuernos (risas). Aunque sucedan estas situaciones, en la mayoría de los casos volvemos a estar juntos. En el mundo de la hostelería cocineros y proveedores hablamos el mismo idioma y se acaba teniendo algo más que una relación profesional, una relación de confianza.

(6) ¿Es aconsejable tener un único proveedor para una gama de productos o es aconsejable tener varios?

Hay que tener varios donde elegir y trabajar hasta dar con el proveedor ideal.

Yo opto por focalizar y llegar a confiar en un producto con un colaborador concreto. Siempre estará bajo estudio, para no caer la ignorancia del resto del mercado.

Durante la relación siempre puede aparecer alguien que tenga algo mejor que ofrecer por múltiples factores.

(7) ¿Qué medios utiliza a la hora de comunicarse con sus proveedores?

Las nuevas tecnologías nos han abierto un mundo nuevo a la hora de solicitar nuestras mercancías. Sus ventajas son que nos hace ser más eficaces, más precisos y por supuesto más potentes en nuestras capacidades de respuesta. Hay que actualizarse y al hilo de la pregunta anterior esto es algo que también valoro en un colaborador.

(8) ¿Qué herramientas de gestión utiliza día a día con sus proveedores?

La mejor herramienta tras años de experiencia, es estar pendiente de las necesidades de mis proveedores. Cuando cumples con sus expectativas, sólo entonces puedes sacar el máximo partido de ellos.

(9) ¿Qué ventajas e inconvenientes tiene comprar a las grandes empresas de proveedores de hostelería?

Para mí son todo ventajas comprar a un gran proveedor. Están profesionalizándose en el trato cercano y tu necesidad concreta, aunque como he dicho antes un gran colaborador es el que dispone de un producto con la calidad que estás buscando.

Por otra parte no debemos descuidar a los colaboradores locales situándolos a la misma altura en tus habituales para la compra. Ellos son los que hacen que crezcan las zonas de negocio y economía a tu alrededor, además de que te suministran los mejores productos de proximidad.

Por tanto, todos los proveedores son válidos en su justa medida, inconvenientes para mí no existen, sólo encuentro ventajas a la diversidad.

(10) ¿Qué aconsejaría a un hostelero a la hora de seleccionar sus proveedores?

Lo primero es estudiarnos previamente, conocernos mutuamente (risas), ponernos cara y ojos. No sólo papel, números y letras.

También influyen el factor humano y lo que espera el uno del otro. A partir de ese conocimiento, el siguiente paso es ir perfeccionando las necesidades hasta que todo encaje a la perfección, para que ambas partes estén satisfechas con el método utilizado.