Cómo hacer un calendario de reuniones eficiente con tu gestoría

Amigos hosteleros: como sabéis bien, a la hora de dar charlas y de impartir cursos no paro de decir lo importante que es la relación entre el negocio hostelero y su gestoría. Es decir, entre nosotros y nuestra gestoría.

Debemos de vivir y organizar nuestra relación con la gestoría con la que trabajemos como auténticos partners –es decir, socios– que somos, e ir codo con codo cada día en cada decisión.

Así que aprovecho que estamos a final de noviembre para plantearos cuál debería de ser la hoja de ruta ideal de reuniones con la gestoría. He mencionado lo de finales de noviembre porque es ahora precisamente cuando deberíamos tener una de esas reuniones.

Antes de seguir puntualizar que, cuando hablo de gestoría, en realidad me estoy refiriendo a tener una asesoría. Con esto quiero decir que no necesitamos a alguien que solamente rellene trámites burocráticos sin pensar, sino a alguien que nos asesore, que nos conozca, que nos guíe y con quien vayamos de la mano en nuestra aventura empresarial.

Si lo que tienes es un mero intermediario entre tu información económica y Hacienda o la Seguridad Social te recomiendo que cambies y elijas a alguien que de verdad vele por ti por tu dinero y por tu legalidad.

El calendario de reuniones ideal con una gestoría tiene como mínimo tres reuniones al año, esto sin menoscabo de que haya charlas y contactos mensuales. Porque aquí me estoy refiriendo a una serie de reuniones estructuradas y con fecha clara.

Aunque siempre deberíamos mantener contacto continuo y una reunión periódica (mensual o trimestral, según el volumen del restaurante) con la gestoría, hay tres momentos clave del año en los que sentarse con la gestoría es fundamental para garantizar que todo va por el buen camino… y para evitar pagar más impuestos de los necesarios.

1. Reunión clave después de presentar el tercer trimestre y antes del final del año
   
   

   Esta es la reunión a la que me refería anteriormente, la que deberíamos de llevar a cabo en este momento del año.

   Esta es, probablemente, la cita más estratégica del año. Una vez presentados los impuestos del tercer trimestre (IVA y demás obligaciones), llega el momento de planificar con calma cómo queremos afrontar el final del ejercicio.
   
   Aquí se analizan:
   
   - Cómo ha ido el año hasta el momento.
   - Con qué beneficios prevé cerrar.
   - Qué decisiones se pueden tomar antes del 31 de diciembre para optimizar la factura fiscal: inversiones, amortizaciones, ajustes internos, cambios en la retribución del autónomo o de la sociedad, inventarios, etc.
   - Situación personal del dueño o dueña como autónomo y posibilidad de hacer más liviana la carga fiscal del IRPF que presentaremos en primavera del año que viene. Por ejemplo, contratando un plan de pensiones o realizando aportaciones.
   
   

   Es la reunión donde realmente se construye el cierre inteligente del año fiscal, no esperando al año que viene para tomar decisiones, porque ya será tarde.
   
   

2. Reunión de enero: cierre del IVA anual
   
   

   El primer mes del año no solo es para balances internos o para revisar y negociar con proveedores. También es el momento de rematar el cierre del IVA anual, alineando todos los datos con la gestoría para evitar descuadres, errores o tensiones con Hacienda.
   
   

   En esta reunión se revisa:
   
   - Que todo el año esté contabilizado correctamente.
   - Que las facturas pendientes estén regularizadas.
   - Que la fotografía fiscal que se envía sea exacta y consistente. Mucha atención aquí a revisar lo que existe en el TPV como ventas y las facturas que hayamos podido hacer en nuestros sistemas que no son de ventas, como patrocinios, publicidad, rapel, eventos...
   
   

   Aquí la gestoría necesita orden, claridad y datos bien organizados, y el restaurante se beneficia de saber que todo se presenta sin improvisaciones.

   Además, este año será especial con la llegada de Verifactu y tendremos de asegurarnos, en enero, de que todo funciona correctamente para evitar sanciones.

    

3. Reunión de abril: IRPF e Impuesto de Sociedades
   
   

   Abril es el mes en el que confluyen dos obligaciones importantes: de un lado, el inicio de la campaña del IRPF y, de otro, la preparación de la presentación del Impuesto de Sociedades.

   
   Es el momento de revisar:
   
   - Cómo ha quedado finalmente el cierre del año anterior.
   - Qué impacto tienen el IRPF, los rendimientos, inversiones o decisiones tomadas.
   - Qué resultado presentará la sociedad y si es coherente con la planificación que se hizo meses atrás.
   - Qué cambios merece la pena preparar para el siguiente ejercicio. 
   
   Esta reunión marca el ritmo del nuevo año fiscal y garantiza que no vamos a remolque, con la lengua fuera y el restaurante tirando de nosotros.

Hosteleros y hosteleras, espero que esta hoja de ruta os sirva, por un lado, para organizar vosotros y, por otro, para exigir a la propia gestoría que se realicen todas las tareas de una manera más profesional y planificada.

Os aseguro que siguiendo esta hoja de ruta vais a ganar en rentabilidad y sobre todo en tranquilidad y legalidad.

¡Feliz y rentable quincena, amigos hosteleros!