¿Qué incluye la gestión de personal?

En todo negocio empresarial la manera en que se ordena a la plantilla o equipo es definitivo en el éxito de emprendimiento. Pero en la hostelería, la organización del personal es todavía más importante.

Situar a las personas correctas en los momentos adecuados parece fácil, pero es un proceso complejo que parte del análisis detallado del negocio, sus franjas horarias y el equipo humano con el que se cuenta.

Más allá de la propia organización del equipo, la gestión de personal abarca toda una serie de cuestiones, que van desde la búsqueda y consecuente publicación de una oferta de trabajo, pasando por la captación y la selección, tanto como la retención del personal, su formación y desarrollo, la motivación y sus claves, la gestión administrativa y legal (contrataciones, seguridad social, nóminas)… gasta sus costes.

Puedes ampliar información sobre todas ellas en este apartado de contenido de Nexho.

¿Quién administra la gestión del personal en hostelería?

La respuesta a quién es la persona responsable de la gestión del equipo de un negocio hostelero varía sustancialmente en función del tamaño de dicho negocio. 

En el caso de las pymes, el responsable del personal de hostelería será el propietario o gerente quien se haga cargo, mientras que en empresas más grandes suele existir un departamento de recursos humanos o, en su lugar, un jefe de sala, un encargado, etc. o incluso pueden contar con una consultora de recursos humanos para cubrir puestos concretos. 

Qué es y cómo se usa el cuadrante de horario en un restaurante

Es la herramienta fundamental para poder gestionar y optimizar una plantilla conforme a las expectativas de ventas del restaurante en un momento puntual. Es la mejor manera de estructurar y ordenar el modelo productivo del negocio: observando el equipo humano con el que se cuenta y coordinándolo con los momentos de venta del restaurante.

Con la nueva ley de obligación de “fichar” en negocios de hostelería que se implantó en fecha de 12 de mayo de 2019, todos los establecimientos tienen la necesidad de tener accesible para la inspección de trabajo el registro diario de las jornadas laborales de los empleados. 

Por ello toma todavía más valor el poder realizar un cuadrante de horario que aúne las exigencias legales de la jornada y que el personal de hostelería sea productivo en cada franja horaria.  

La realización del cuadrante: cinco aspectos a tener en cuenta

1. 
   Primero se debe analizar qué modelo de negocio es, ya que dependiendo de este habrá unas horas pico y unas horas valle de trabajo. En función de estas, así como de otros factores, como la dimensión del negocio, su aforo, los turnos de trabajo en función del horario completo, etc. se habrá definido, previamente cuántas personas son necesarias en el equipo así como si hay que, por ejemplo, gestionar al personal de terraza o de otro espacio concreto que pueda tener el local.
   
   
2. 
   En segundo lugar, se deben analizar las horas de gran afluencia de clientes, comprobándolo en la actividad del terminal de punto de venta (TPV). Así, se puede saber qué franjas son las más interesantes de venta. También puede ayudar disponer del histórico de ventas de temporadas anteriores en fechas idénticas.
   
   
   
   Con estos datos situar más personal de un bar o restaurante en las franjas de mayor afluencia. Si se cruzan los horarios de apertura y la información histórica de venta nuestros datos serán aún más fiables y ofrecerán la oportunidad de ser precisos a la hora de establecer los equipos de trabajo y que se adapten a las necesidades del negocio.
   
   
3. 
   Es necesario conocer las habilidades de cada una de las personas que integran el equipo, porque cada franja de trabajo tiene una misión que debe ser realizada por las personas adecuadas, especialmente por quien sea el o la líder del equipo.  
   
   Detectar los puntos fuertes y habilidades de la plantilla va a ser imprescindible para poder llegar a tener un cuadrante de horario lo más ordenado y efectivo en la planificación.
   
   
   
   

4. Se deben de dividir las tareas que el negocio requiere a lo largo de una jornada. Siempre hay tres franjas básicas: una fase previa, de mise en place, otra de venta o servicio y una de recogida y aprovisionamiento de género. 

    

5. 
   Por último se deben unir e integrar todos los factores anteriormente vistos: el tipo de modelo de negocio, las horas de afluencia de clientes, las habilidades de cada una de las personas que componen el equipo, y la división de tareas que el negocio necesite teniendo en cuenta las vacaciones del personal y cómo se gestionan los festivos en hostelería.

¿Qué tareas cumple la gestión de personal?

Además de las tareas mencionadas previamente, la calidad en la atención al cliente es uno de los puntos más relevantes de la organización del personal. 

Factores como el precio o la variedad de la carta influyen en la llegada al local, pero el buen trato es lo que inclina la balanza hacia recomendaciones positivas y una clientela que vuelve una y otra vez al establecimiento. 

Sabiendo esto, ¿cómo podemos organizar el servicio de nuestro local para dar una atención excelente?

Lo que entendemos por atención excelente

 Una atención excelente es saber adaptarse a las demandas del cliente, tanto para aquellas demandas con las que viene de forma consciente, como las expectativas tras leer alguna reseña. Este tipo de atención de alta calidad no está reñida con la gestión.

Dar la bienvenida al local y gestionar al personal según roles

 Recibir a los clientes es un punto imprescindible si queremos darles un buen trato. Algo tan básico como saludarles, desearles buenos días o indicarles dónde pueden ubicarse sentará las bases de la relación durante el servicio. A la hora de gestionar la recepción establecer roles es clave. 

Preguntar dónde se quieren sentar

La importancia de la atención excelente está en los detalles. Si tenemos la posibilidad, es mejor dejar que sea el cliente el que elija dónde sentarse. Dar al cliente la posibilidad de elegir aporta valor y tan solo cuesta unos pocos segundos al personal. 

Traer las bebidas tan pronto como sea posible

 Salvo excepciones, las bebidas son mucho más fáciles de preparar y servir que los platos. De ahí que sea recomendable preguntar al comensal qué va a beber antes de que decida qué va a comer. El objetivo de esta estrategia que esté atendido en todo momento, desde que entra al local hasta que se marcha. 

Ser flexibles con la carta

 Ya sea por alergias o por cultura, el cliente está acostumbrado a realizar pequeñas variaciones sobre la carta. La excelencia se logra alcanzando y superando las expectativas de los clientes. Y esto incluye peticiones fuera de carta que debemos valorar como un valor añadido. 

Ya que la carta se ha transformado de física a digital, también puede incluir pequeñas variaciones. Gestionar el tiempo de preparación

A la hora de servir los platos es relevante que todos lleguen a tiempo a la mesa. Suponiendo que sea lo que busca el cliente, claro: no está de más preguntar en qué orden quiere los platos. 

Si lo que el cliente quiere es todos los platos de una vez, es necesario conocer de antemano el tiempo estimado que requiere cada plato y, tomando el que más tiempo ocupa como referencia, empezar a preparar el resto de platos para que sean entregados junto a este. 

El rol del camarero atento

 En algunos establecimientos han incorporado un rol específico que presta atención a las mesas. 

Algo tan básico como hacer una ronda visual cada vez que entramos o salimos, en busca siempre de miradas o brazos levantados, puede darnos muchos puntos en que el cliente se sienta atendido.  

La cuenta y despedida

 Es importante estar atento a cuando el cliente pide la cuenta, así como solicitar el método de pago antes de presentarla, evitando esperas innecesarias. No está de más dar tiempo a que el cliente verifique todos los ítems consumidos. 

De nuevo, unos pocos segundos de gestión de personal que aportan mucho a la atención al cliente, tanto como preguntar si todo ha estado a su gusto o si hay algo mejorable.

Consejos para organizar el personal de cocina de tu restaurante 

Ante la dificultad que existe para encontrar personal de hostelería una solución es tener una doble brigada en cocina. Un sistema que, si está bien organizado, no eleva al doble el coste de personal, pero sí que dispara la rentabilidad de un restaurante.

 
¿Qué es una doble brigada?

Doble brigada de cocina es el nombre que recibe el sistema de trabajo y de horarios en cocina por el cual se separan los turnos de producción y de servicio y que favorece la organización del personal.

• Tipos de doble brigada

Si seguimos una clasificación temporal, encontramos tres tipos de doble brigada:

- Paralela, en la que se separan totalmente las tareas de producción y de servicio. Un equipo va solamente al servicio y otro equipo hace producción y no se cruzan ni se intercambian tareas.

- Consecutiva, en la que una brigada trabaja desde primera hora de la mañana y finaliza su jornada tras el servicio de comidas y la otra brigada entra a continuación y sale después de las cenas.

- Solapada, en la que las dos brigadas comparten cierto tiempo trabajando juntas, normalmente un par de horas en el servicio de comidas. Después, la brigada de noche coge el relevo a la que lleva en cocina desde la mañana.

• Ventajas de implantar una doble brigada

- Mejores horarios para los empleados

Los empleados están huyendo del turno partido. Este tipo de horario laboral es el más frecuente en las cocinas y es la causa de que muchos candidatos dejen de querer trabajar en hostelería. Con una doble brigada consecutiva, un turno sería de 9:00 h a 17:00 h y otro de 17:00 h a 1:00 h.

- Mejor ritmo de trabajo

Con doble brigada los horarios son muy atractivos para los empleados ya que se convierten en continuos, sin turnos partidos. Además, sin el parón de la tarde, el ritmo de trabajo es más fluido.

- Menos mermas en el servicio

La hostelería será más rentable en tanto en cuanto sea capaz de separar las tareas de preparación del propio servicio. Dedicar más tiempo a la preparación supone trabajar con menos prisas en el servicio.

Para buscar una mayor rentabilidad en la limpieza de las carnes y pescados, en el porcionado, en el cumplimiento de las recetas y de los escandallos es mejor separar esas tareas de preparación del servicio y hacerlas en horarios de calma. 

- Una cocina central propia 

Estableciendo el horario consecutivo anteriormente mencionado habría ocho horas al día que se pueden dedicar a la preparación: la organización del trabajo es importantísima para ser productivo y limpiar, cocinar y envasar lo que va a ser necesario durante el servicio. De esta manera, una cocina más eficiente y rentable es posible. 

- Los servicios son más rápidos y menos estresantes 

Con un buen trabajo previo de mise en place en las horas de preparación, el servicio será más rápido y se podrá facturar más al conseguir llegar a doblar o triplicar mesas.

 Esto es: mayor satisfacción del cliente y mayor facturación al conseguir más rotación. Además, se evitan los problemas típicos de un servicio.

- Se amplía el horario de venta 

Al tener siempre alguien en la cocina es posible tener cocina ininterrumpida desde la comida hasta la cena.

- Mejora la recepción y preparación

Al haber personal en cocina desde las 9:00 h, los proveedores marcarán el restaurante como uno de los primeros en su ruta de reparto y la materia prima estará disponible desde primera hora. Además, será posible ejecutar las herramientas de control de proveedores (como la hoja de pedidos) o escandallar los platos fuera de carta o de menú del día (dependiendo del concepto) para poner correctamente los precios.

También habrá más tiempo para revisar la mercancía de los proveedores, contarla y pesarla, lo cual nos va a hacer ahorrar en compras.

Mayor conciliación, mejores horarios, más rentabilidad, más facturación y mayor capacidad para captar mejores empleados, ¡todo esto es lo que te aportará la doble brigada a tu restaurante!

Y, recuerda, la doble brigada no implicará doblar el coste de personal puesto que con una mise en place más organizada también acabarás necesitando menos personal durante el servicio.



Fuentes: 

https://www.menuspararestaurantes.com/como-organizar-al-personal-de-un-restaurante/

https://envanature.com/blog/como-calcular-organizar-personal-restaurante/