Sistema de fichaje digital obligatorio en la hostelería: todo lo que tienes que saber

En los últimos tiempos ha existido cierta controversia y bastante ruido en torno al fichaje de los empleados en la hostelería. Su obligatoriedad, su sistema, sus características, su digitalización… se habla mucho, se escucha mucho pero poco queda totalmente claro.

Así que éste es el objetivo de este artículo: contaros, queridos hosteleros, la situación actual y el panorama futuro del fichaje en la hostelería.

¿Es obligatorio el fichaje en la hostelería?

Sí, es obligatorio que los trabajadores fichen al iniciar y concluir su jornada en las empresas de hostelería desde la publicación del Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo.

El registro horario, que así se llama formalmente, se aplica a la totalidad de trabajadores, al margen de su categoría o grupo profesional, a todos los sectores de actividad y a todas las empresas, cualquiera que sea su tamaño u organización del trabajo.

¿A qué obliga la ley de registro horario?

En la actualidad, bajo el amparo de ese Real Decreto, la empresa garantizará el registro diario de jornada que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora.

¿Cómo se hace el registro horario?

Según ese Real Decreto, mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, se organizará y documentará este registro de jornada.

¿Cuánto tiempo hay que conservar el registro horario?

La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

¿Cómo se puede realizar el registro horario?

El registro horario debe ser documentado de forma manual, electrónica o telemática.

¿Es obligatorio el fichaje digital en las empresas de hostelería?

No, todavía no. Puedes seguir usando el método que estés usando en la actualidad.

¿Se ha aprobado la nueva ley de registro horario?

No, la ley no se ha aprobado. Lo que sí está aprobado por el Consejo de Ministros, a fecha 6 de mayo de 2025, es el “Proyecto de Ley para la reducción de la duración máxima de la jornada ordinaria de trabajo y la garantía del registro de jornada y el derecho a la desconexión”. Lo cual no implica que esa ley haya entrado en vigor puesto que todavía necesita la aprobación del Congreso de los Diputados.

Hasta aquí el resumen de la situación actual del Registro horario en la hostelería: el resumen es que nada ha cambiado en los últimos años. Todo el ruido que estáis escuchando en prensa, redes sociales y medios de comunicación son informaciones acerca de lo que está por venir. Y eso también os lo voy a analizar.

¿Cuál es la ley del nuevo registro horario?

El actual gobierno incluyó el cambio en el registro horario dentro de una ley muy sonada, la de la reducción de la jornada laboral a 37,5 horas semanales.

Dicha ley, cuyo proyecto os cité antes, incluye tres grandes hitos:

• Reducción de la jornada laboral a 37,5 horas semanales
• Introducción de un nuevo sistema de registro horario
• Reconocimiento del derecho a la desconexión digital por parte de los trabajadores

En algún artículo anterior, hemos hecho referencia a la situación y las implicaciones que tendrá la reducción de jornada a 37,5 horas. (link actualidad)

¿Qué cambia en el registro de jornada con la nueva ley?

Si la ley se acaba aprobando, el registro de jornada será:

• Digital: es decir, obligatoriamente, diremos adiós a firmar el registro horario en una plantilla o cualquier método analógico.
• Objetivo: los trabajadores practicarán los asientos de forma personal y directa, inmediatamente al inicio y finalización de cada jornada, de forma que la empresa no pueda condicionar su contenido. Igualmente registrarán todas aquellas interrupciones de la misma que afecten a su cómputo.
• Fiable: deberá permitir identificar inequívocamente a la persona trabajadora que lo realiza.
• Accesible: La información deberá figurar en un formato tratable, legible y compatible con los de uso generalizado tanto para la empresa como para las personas trabajadoras y las autoridades competentes, que permita su documentación y la obtención de copias. El sistema de registro garantizará la interoperabilidad que permita su acceso y gestión. Las personas trabajadoras, respecto de sus asientos, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, respecto de la totalidad de los asientos, podrán acceder de forma inmediata al registro en el centro de trabajo, y en cualquier momento. Además, el registro deberá ser accesible de forma remota para la Inspección de Trabajo y Seguridad Social y para la representación legal de las personas trabajadoras.

Cuando se apruebe esta ley, hablaremos de las enormes implicaciones que tendrá para las empresas hosteleras este cambio que, sin duda, obligará a tener un sistema de fichaje muchísimo más profesional que los usados actualmente, basados en fichar en el sistema del tpv o en un Excel o en una plantilla colgada en las taquillas del restaurante.

¿Cuándo se aprobará el nuevo registro horario?

La intención del Gobierno, tras la aprobación del Proyecto de Ley en el Consejo de Ministros en mayo, era llevarlo a pleno para su debate el martes pasado, 22 de julio, pero, a última hora, el Ministerio de Trabajo decidió sacarlo de ese pleno porque era muy probable que perdiera la votación de su aprobación, ante las enmiendas a la totalidad presentadas por varios grupos políticos.

¿Qué pasara con el nuevo registro laboral digital?

Este cambio en el sistema de registro está unido a la vida del Gobierno actual. Si el actual Gobierno continua en el poder, dentro de un par de meses, volverá a intentar la aprobación en el Congreso. Este retraso, unido a los trámites legislativos posteriores nos hace pensar que será prácticamente imposible que entre en vigor antes de la primavera de 2026. En el caso de que se acabe aprobando, cosa que no es segura, a día de hoy.

¿Existe un plan B para el registro horario?

Sí, el Gobierno se está planteando la opción de sacar el nuevo registro horario digital de la ley de reducción de la jornada laboral para que sea más rápida y sencilla su aprobación.

Suceda lo que suceda, os tendremos informados para que estéis preparados ante cualquier cambio legal y que vayáis por delante.

¡Feliz y rentable quincena, amigos hosteleros!